2 mei 2017   Po-Interim


Nog strengere regels voor het afgeven en maken van kopieën van ID-bewijzen

Door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), als vervanger van de Commissie Bescherming Persoonsgegevens, wordt overduidelijk aangegeven dat het voor werkgevers, bijna altijd, verboden is om gegevens van het ID-bewijs door te geven aan opdrachtgevers.

In tegenstelling tot wat vaak beweerd wordt (en werd), is het in veel gevallen simpelweg verboden kopieën van paspoorten/ID-bewijzen of daarvan afgeleide gegevens door te geven aan derden. Na het verdwijnen van de VAR per 1 mei 2016 en het instellen van de Autoriteit Persoonsgegevens per 1-1-2016, dat tevens bij overtredingen van de wet tot boetes kan overgaan, is het voor veel bedrijven inmiddels schrikken geblazen over wat er niet meer mag. Maar ook: wat men altijd (vaak ook onwettig) deed.

De volgende wetgeving is thans geldend:

In de Wet Ketenaansprakelijkheid was en is GEEN enkele wetsgrond voor het vragen en opslaan van kopieën van ID-bewijzen of doorgeven daarvan inclusief het BSN-nummer.

Op grond van de Wet op de Identificatieplicht is geregeld dat iedereen zich in Nederland moet kunnen identificeren. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van een paspoort of ID-bewijs. Mensen met een Nederlands paspoort mogen zich op de werkplek eventueel ook identificeren aan de hand van een geldig rijbewijs. In de wet op de Identificatieplicht is verder GEEN rechtsgrond opgenomen die het afgeven van een kopie rechtvaardigt. In de Wet Bescherming persoonsgegevens is geregeld wanneer van iemand een kopie van het ID-bewijs gemaakt mag en/of moet worden en/of wanneer men iets mag overnemen uit de gegevens. De wet vraagt slechts om het vaststellen van de identiteit (Wet op Identificatieplicht) en over het hebben van kopieën (Bescherming Persoonsgegevens). T.a.v. ID-bewijzen is er GEEN enkele rol voor de WKA.

Er zijn een aantal verschillende arbeidskrachten te onderscheiden die in Nederland werkzaam zijn en waarvoor verschillende mogelijkheden gelden:

  • Werknemers van uw eigen bedrijf (uit Nederland of EER):

u moet een kopie van het paspoort en/of ID-bewijs in uw administratie bewaren. U mag hiervan NIETS doorgeven aan derden, tenzij het bij wet vereist  is (de WKA is dat NIET).

  • Ingeleende werknemer via uitzendbureau/ander afbouwbedrijf uit Nederland of EER:

u mag GEEN kopie van het ID-bewijs maken. U mag wel gegevens zoals naam, geboortedatum en paspoortnummer overnemen + BSN-nummer.

  • ZZP-er uit Nederland of EER:

u mag GEEN kopie ID-bewijs maken en u mag ook NIETS overnemen (het is niet van belang. Een echte ZZP = ondernemer = geen afdracht loonheffing e.d). Opdrachtgever mag op de bouwplaats wel naar ID-bewijs vragen om identiteit vast te stellen.

  • Werknemer/ZZP-er/Uitzendkracht uit NIET-EER (bijv. Turkije):

Identiteit vaststellen en kopie in dossier + doorgeven aan opdrachtgever.

Vergist u zich niet: de boetes die de Autoriteit Persoonsgegevens (vanaf 1-1-2016) kan en mag uitdelen, liegen er niet om. Die kunt u krijgen als u onterecht om kopieën vraagt, ze maakt of doorgeeft:

De boete voor het onterecht vragen naar, overnemen of verstrekken van een (kopie) van een ID-bewijs kan oplopen naar € 810.000,- of 10% van de jaaromzet. Een illegale kopie in uw administratie kan maximaal € 3200,- per kopie kosten. 

Hoewel de bouw vaak claimt bijzonder te zijn en dat daarom ook geclaimd wordt dat er andere regels gelden, geeft de Autoriteit Persoonsgegevens een helder antwoord (voor de volledigheid treft u hier de tekst aan die de Autoriteit Persoonsgegevens op haar website heeft staan):

Wat er mag met uw identiteitsbewijs, hangt af van de situatie. Komt u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats of gaat u er werken? 

Leverancier of bezoeker

Voor toegangscontroles en/of bezoekersregistratie kan het noodzakelijk zijn dat de beveiliger bij de ingang van de bouwplaats een beperkt aantal gegevens van u vastlegt. Zoals welk identiteitsbewijs u heeft laten zien (bijvoorbeeld uw paspoort of identiteitskaart) en het nummer hiervan. Komt u als leverancier? Dan kan de beveiliger ook de naam noteren van het bedrijf waarvoor u als chauffeur werkt en het kenteken van uw vrachtwagen. De beveiliger mag geen kopie of scan maken van uw identiteitsbewijs als u als leverancier of bezoeker op de bouwplaats komt.

(Ingeleende) werknemers en zzp’ers/freelancers

Komt u op een bouwplaats werken, dan mag de organisatie gegevens overnemen van uw identiteitsbewijs en soms een kopie/scan maken. Wat er precies mag, hangt ervan af of u op de bouwplaats komt werken als:

  • werknemer (de organisatie – de werkgever van de werknemer zelf – moet een kopie maken van uw ID-bewijs)
  • ingeleende werknemer of werknemer van een onderaannemer (de organisatie (bijv. hoofdaannemer) mag uw ID-bewijs controleren en daarvan gegevens overnemen, incl. BSN, maar geen kopie maken)
  • ingeleende werknemer van buiten de EER (de organisatie krijgt een kopie van uw ID-bewijs via de uitlener)
  • zzp’er of freelancer (de organisatie (bijv. de hoofdaannemer) mag/moet wel ID vaststellen, maar mag geen gegevens overnemen en ook geen kopie maken van het ID-bewijs).

Meer info vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/identificatie/identiteitsbewijs#faq

Opschorting betaling zelden toegestaan

Regelmatig hebben ondernemers in de afbouw het probleem dat opdrachtgevers niet, of een deel niet, betalen omdat aan de WKA of andere verplichtingen niet voldaan is. Voor zover het gaat om de wettelijk toegestane afgifte van kopieën en/of het vastleggen van gegevens, kan een dergelijke betaling alleen achterwege blijven als hier vooraf contractueel afspraken over gemaakt zijn. Dus moet u conform wetgeving een kopie afgeven en u heeft dat niet gedaan, dan kan de opdrachtgever zijn betaling opschuiven. Voorwaarde is dus wel dat dit ook in het contract staat dat u vooraf overeengekomen bent. Als dat niet het geval is, of men eist niet-toegestane en/of niet-wettige handelingen, dan kunt u verwijzen naar de informatie van de Autoriteit Persoonsgegevens en gewoon betaling eisen. Nergens in de wet is opgenomen dat het niet hebben van een bepaalde kopie ook betekent dat er geen betaling hoeft te volgen.

BSN op mandagenregister

Regelmatig vragen opdrachtgevers/aannemers van onderaannemer om een vermelding van het BSN-nummer van werknemers e.d. op het mandagenregister, omdat de Belastingdienst dit eist in het kader van de WKA. Echter meerdere deskundigen en de huidige beschikbare informatie lijken dit toch sterk tegen te spreken. Vragen hierover hebben wij zodoende inmiddels aan de bevoegde autoriteiten gesteld. Totdat we eenduidige berichtgeving van de autoriteiten hebben ontvangen, geldt het uitgangspunt: GEEN BSN doorgeven aan derden.

Bovenstaande is zonder twijfel best lastig, maar dit is de huidige stand van zaken. Voor meer informatie kunt u contact met het secretariaat opnemen.

© 2017 - P&O Interim